Una intranet es una red informática segura que funciona a través de la misma tecnología que utiliza Internet (HTTP/TCP/IP) pero solo es accesible para los miembros de la organización. El principal objetivo de una intranet es la de consolidar los documentos, la comunicación y la gestión de los recursos humanos. Se puede crear con la ayuda de software de código abierto como WordPress, Drupal y Moodle.
En caso de que quieras crear una intranet tú mismo te enfrentarás a una tarea desafiante en cuanto a tu proyecto. Esta es la solución final la cual está siendo utilizada por muchas organizaciones e instituciones públicas para crear un espacio interno privado desde el cual se pueda gestionar todo.
La intranet forma parte de la infraestructura tecnológica de una organización de naturaleza funcional. Sin embargo, para alguien que sea responsable de su gestión o de su creación desde cero, el estrés llega.
La primera cosa que nos gustaría decirte si estás dispuesto a aprender a hacer una intranet para tu negocio o proyecto es que sí, se puede hacer. Existe un software de código abierto que con un poco más que tu propio servidor te ayudará a tenerla. Así que no te preocupes porque como siempre en el blog de MidasTheme te damos un paso a paso para que no te pierdas.
Qué es una intranet
Una Intranet es igual que una red informática cerrada. Utiliza la misma tecnología que Internet solo que esta vez para equipos e información contenidos dentro de una red invisible.
Definición de intranet y origen del concepto
La Intranet es una combinación de componentes de su prefijo del latín intra, que significa dentro. Luego se le suma el concepto de la palabra anglosajona red que significa red. Entonces tenemos una red interna.
Esa idea no es algo nuevo, sino que tiene sus raíces desde los años 90, cuando las primeras empresas que utilizaron estas tecnologías eligieron protocolos como HTTP o TCP/IP para conectar su red de dispositivos. Actualmente, las redes internas antes mencionadas forman el núcleo de numerosas organizaciones.
Para qué sirve una intranet en una empresa u organización
Y la respuesta a la pregunta «¿Qué hace una intranet?» radica en la respuesta sencilla de que permite la creación de una red conectada de manera privada y efectiva. A diferencia de los datos que normalmente se distribuyen a través de aplicaciones de mensajería como Slack, correos electrónicos, notas adhesivas y así sucesivamente, una intranet permite el almacenamiento de todos ellos. Esto significa que podemos compartir información pero también podemos incorporar a nuevos empleados o contactar al departamento de Recursos Humanos.
Características principales de una intranet corporativa
Para que un portal privado pueda calificarse como una buena intranet corporativa necesita poseer los siguientes rasgos:
- Acceso restringido y autenticación: La seguridad no es opcional, así que aquí nadie entra sin su usuario y contraseña, o el sistema de verificación en dos factores que sea (2FA).
- Arquitectura centralizada: Funciona como un repositorio único, así que si un documento cambia, lo hace para todo el mundo (como sucedería en soluciones cloud tipo Drive).
- Gestión de permisos: No todo el mundo puede ni debe ver todo, así que es posible asignar roles y limitar los accesos a lo que esa persona necesita.
- Interactividad: A menudo se incorporan formas de comunicarse internamente o compartir archivos.
Esto se sigue lógicamente del caso general. Luego cada empresa creará su propia intranet, la cual podría ser más o menos personalizada dependiendo de sus requerimientos.
Tipos de intranet según el tamaño y tipo de organización
Los requerimientos operativos de una empresa pequeña y mediana con menos de cinco empleados no tienen nada que ver con los de una universidad que atiende a un gran número de estudiantes. Así que consideremos cómo podemos diseñar la intranet para satisfacer los requerimientos de cada proyecto.
Intranet para pymes
Una intranet para las PYMES suele estar más enfocada en los problemas de eficiencia y en reducir los costos de la gestión. Actúa como un tablón de anuncios que ayuda en la planificación de turnos con la ayuda de un horario de trabajo común y con un almacén limpio que se puede utilizar para el almacenamiento de contratos, logotipos y documentos diarios. La intranet es un producto del CMS aunque pueda parecer fácil de usar. Por ejemplo, WordPress no puede ser operado eficientemente a menos que haya una comprensión avanzada de sus sistemas de permisos.
Intranet para grandes empresas y corporaciones
La escala ahora cambia radicalmente aquí. Las multinacionales tienen que vincular delegaciones de varios países, atender miles de nóminas a la vez, extremos, documentos y herramientas de control de proyectos complicados. Aquí surge la necesidad de un sistema de software de intranet que por lo general sea bastante modular y capaz de manejar picos de tráfico.
Intranet para universidades y centros educativos
Una buena ilustración de una intranet es un campus virtual de una universidad. Lo importante es que se puedan acomodar dos perfiles separados de manera que sus puntos en común se limiten solamente a algunos puntos de acceso (piensa en un estudiante que revisa sus calificaciones de los exámenes). Es por eso que se requieren servidores estables.
Intranet para administraciones públicas
Tales instituciones manejan información altamente confidencial sobre las personas, la cual están obligadas a seguir requisitos legales muy estrictos. Por lo tanto se deduce que las intranets de tales instituciones están altamente seguras y están destinadas al procesamiento de archivos internos, el registro de documentos de entrada y salida, la comunicación jerárquica entre varios funcionarios, y así sucesivamente.
Ejemplos de intranet empresarial
Ahora vamos a poner en práctica lo que es una intranet y veamos cómo podemos hacer un buen uso de algunas de estas aplicaciones en nuestra vida diaria.
Casos de uso reales: comunicación interna, gestión documental y RRHH
Piensa en la actividad diaria en una empresa de desarrollo web o en una empresa de consultoría de marketing digital:
- Gestión de Recursos Humanos (RRHH): Alguien quiere pedir tres días para ir a una feria de SEO. En lugar de enviar un correo, se va directo a su intranet, marca los días en el módulo de calendario y listo. El sistema envía una notificación automática al departamento correspondiente y, una vez aprobado, el calendario general se actualiza para que todo el mundo esté al tanto.
- Gestión documental: El equipo de desarrollo técnico necesita consultar la última versión de la API de un cliente. Van al módulo de repositorio de la intranet, abren el documento maestro y tienen la certeza de estar leyendo la versión correcta, evitando errores derivados de trabajar con archivos desactualizados guardados en discos locales.
Estos factores dependen claramente en gran medida de la configuración de cada intranet y del software que la respalde.
Diferencia entre intranet, extranet e internet
El uso de prefijos que suenan muy parecidos suele confundir a muchos empresarios que intentan acceder a la red por primera vez.
Nosotros haremos un punto de división que distinguirá las diferencias en intranet y extranet internet.
Mientras que Internet está abierto a todos y es accesible a nivel mundial, la extranet es semi-privada y está limitada a personas específicas. Finalmente, la intranet es totalmente privada y cerrada, solo dando acceso a los miembros exclusivos.
Intranet vs internet: acceso cerrado frente a red abierta
La diferencia es de amplitud y de accesibilidad. Internet es la red pública global donde cualquier persona con un dispositivo conectado a Internet y un navegador puede acceder a la web pública. La intranet, por otro lado, está dentro de Internet pero funciona como una habitación completamente cerrada. Si no tienes la llave, no puedes entrar.
Intranet vs VPN: no son equivalentes aunque se confundan
La confusión surge aquí debido a que la Red Privada Virtual (VPN) es un enlace de comunicación seguro que te permitirá conectarte a la red a través de un enlace cifrado. Ahora el destino para ti sería la intranet, así que podríamos llamarlo tu camino al destino.
Intranet vs extranet: cuándo permitir el acceso a usuarios externos
Mientras que la intranet representa el área destinada a las personas dentro de la organización, la extranet significa el crecimiento controlado de la red hacia el mundo exterior.
¿Cuándo una intranet se convierte en una extranet? Cuando simplemente decides permitir el acceso a una parte de tu sitio interno a personas fuera que están directamente asociadas con él.
Software de intranet para empresas: alternativas open source
Cuando la empresa decide crear una plataforma de comunicación internamente tiene que elegir si suscribirse a licencias pagas para cada individuo dentro de la computación en la nube cerrada o adoptar el software de intranet de código abierto para empresas.
Aquí es donde se hace evidente la ventaja del software de código abierto ya que cuando usted mismo aloja la aplicación tendrá el control total de ella y de todos los datos almacenados en ella. Sin embargo, es necesario tomar nota de las licencias de cada proyecto por separado: algunos proyectos gratuitos limitan el número de usuarios y prohíben el uso comercial intensivo de su software o no brindan ningún soporte técnico oficial, pero al mismo tiempo la mayoría de las empresas no conocen estas desventajas y son capaces de configurar la plataforma individualmente. Analicemos las soluciones para personalizar su intranet.
WordPress con plugins de intranet
WordPress en realidad puede ser una buena opción para construir una intranet para muchas empresas pequeñas y medianas a pesar de que hay que tener en cuenta que configurarlo a través de su sistema de roles y permisos va a requerir de algún conocimiento técnico. Lo bueno de WordPress es que es el CMS más popular del mundo y la mayoría de las personas están familiarizadas con cómo funciona.
Plugins recomendados para convertir WordPress en una intranet
Convertir una instalación fresca de WordPress en un espacio de intranet privado y seguro no requiere mucho. No falta de plugins maduros para esa tarea.
- All-In-One Intranet: Este plugin permite bloquear por completo todo tu sitio web con un solo clic. Si un usuario intenta acceder a cualquier URL de la página, el sistema lo redirige de inmediato a la pantalla de inicio de sesión (login), impidiendo que miradas externas vean el contenido.
- BuddyBoss o BuddyPress: Convierten tu WordPress en un CMS para comunidades, con perfiles y grupos de usuarios. Es una opción válida, pero no la única: combinando ACF, Elementor Pro y Dynamic Content for Elementor puedes montar una web tipo red social igual de flexible y personalizable.
- Members (o alternativas muy extendidas como User Role Editor): necesario para gestionar los permisos de la plantilla, con el que podrás decidir quién hace qué.
Como se puede ver de lo anterior, existen más de una opción que hacen que muchos decidan crear sus intranets en WordPress. En caso de que uno elija hacerlo, debería considerar la posibilidad de conseguir un paquete de alojamiento diseñado para WordPress.
Ventajas de WordPress como base para tu intranet corporativa
La principal ventaja es la curva de aprendizaje cero. Tu grupo no tendrá que aprender a navegar una interfaz de usuario extremadamente compleja, ya que si ellos han trabajado en blogs o en Word, la interfaz es muy sencilla.
Drupal como plataforma de intranet
Si tu empresa tiene una jerarquía más elaborada con diferentes departamentos y un proceso de aprobación que no sea tan flexible, WordPress puede ser un poco deficiente. Debido a su rol y sistema de permisos y a su conocimiento avanzado se puede usar para crear una intranet, pero Drupal tiene un sistema de roles, permisos y usuarios muy poderoso que siempre lo ha hecho la opción de las intranets para empresas o gobiernos. Aquí es donde Drupal sería nuestra elección.
Por qué Drupal es una opción sólida para intranets complejas
Drupal es un CMS que se utiliza en sistemas de nivel empresarial que es conocido por sus increíbles taxonomías así como por sus características naturales de control de permisos. Drupal soporta matrices de usuarios extremadamente complejas como definir el proceso para que un documento técnico sea escrito por un programador luego revisado por un gerente de proyecto, el departamento de calidad luego el director de operaciones después de lo cual se vuelve visible para todos los usuarios en la intranet. Esta es una plataforma altamente escalable con niveles de seguridad que pueden igualarse a las necesidades de cualquier establecimiento.
Moodle para intranets educativas y de formación interna
Si el principal propósito de la intranet es la capacitación, entonces Moodle podría considerarse, pero en el mundo de hoy realmente tendría más sentido crear la plataforma de capacitación en WordPress junto con un complemento LMS como LearnDash.
Casos de uso de Moodle en empresas con programas de e-learning
Muchas organizaciones y empresas que tienen mucha tecnología involucrada usan Moodle como su intranet de capacitación complementaria o como sistema de incorporación.
Y por lo tanto cuando un individuo se une a la organización el sistema crea automáticamente un horario de entrenamiento para el individuo dentro de Moodle; deben ver una serie de tutoriales en video sobre cómo funcionar dentro de la organización, leer manuales de seguridad técnica, crear un documento y tomar exámenes de tipo de prueba. Toda la información se rastrea automáticamente para que el departamento de Recursos Humanos pueda verificarla. Fácil. Y muy efectivo para esto.
Otras soluciones: SharePoint, Mattermost y alternativas destacadas
Existen otras opciones además de los habituales administradores de contenido para trabajar en el espacio digital. SharePoint sigue siendo el pez grande en el espacio corporativo si tu empresa ya está utilizando toda la suite de Microsoft 365 a pesar de que te encierra en el modelo de precios por usuario.
Por otro lado, si lo que buscas es una intranet centrada puramente en la comunicación instantánea y colaborativa en tiempo real (una alternativa propia a Slack), Mattermost es una solución de código abierto excelente que puedes instalar de forma privada en tu propio servidor para compartir archivos de forma confidencial.
Cómo crear una intranet para tu empresa desde cero
La implementación de un portal corporativo interno debe abordarse a través de una metodología para asegurarse de que la plataforma realmente sirva para algo. Cuando decimos que tienes que emprender el proceso de implementación, aquí te dejo un mapa de ruta para que lo sigas.
Paso 1: define los objetivos y requisitos de tu intranet
Antes de escribir una sola línea de código invitar a las personas que son responsables de distintos sectores de tu empresa y preguntarles qué problemas enfrentan a diario. ¿Los vendedores necesitan un espacio agradable para descargar los últimos catálogos? ¿El departamento de contabilidad necesita obtener las hojas de tiempo de una manera sistemática? Anota todas estas necesidades. Esto te ayudará a decidir qué funcionalidades debe tener tu portal. De lo contrario puedes terminar con una intranet que no sea ni útil ni realista.
Paso 2: elige el software de intranet más adecuado
Teniendo en cuenta nuestra conversación elige la tecnología que se utilizará para tu intranet. Si eliges la velocidad y la familiaridad entonces usa WordPress. Si te importa el entrenamiento interno entonces deberías considerar usar Moodle. Si necesitas una seguridad de perímetro de capas múltiples y flujos de trabajo a gran escala entonces Drupal es tu mejor opción.
Paso 3: elige la infraestructura de hosting o servidor
Teniendo en cuenta que la red va a contener información confidencial (salarios, información de contratos, información de clientes, etc.) no tiene sentido ahorrar dinero en cuanto a la elección del alojamiento. Lo mejor es elegir el servicio de alojamiento cuyo total de confianza garantice que sus servidores tengan un lugar seguro, respete la legislación Europea y utilice discos de alta velocidad.
Paso 4: instala y configura tu plataforma de intranet
Proceda con la instalación del software seleccionado en su servidor. Para WordPress ajuste sus configuraciones de privacidad y restrinja totalmente la visibilidad para los motores de búsqueda en las opciones de configuración de lectura. Esto funciona bien para un sitio que nunca tiene que aparecer en Google como una aplicación interna. Sin embargo, tenga en cuenta que esta opción se recomienda, no está ordenada por Google, lo que significa que Google podría ver sus datos de todos modos y sería sabio bloquear el acceso a través de otro mecanismo.
Paso 5: configura el acceso privado, usuarios y permisos
Instale los complementos de bloqueo de perímetro y cree una cuenta para cada individuo dentro de su empresa para que tengan acceso solamente a las partes que se requieren.
Paso 6: implanta medidas de seguridad y privacidad
Antes de anunciar la introducción de la intranet a tu equipo realiza una simple revisión de seguridad que involucre habilitar el cifrado de datos, realizar pruebas, hacer cumplir el uso de contraseñas fuertes y configurar un sistema de respaldo automático externo.
Cómo montar una intranet: qué infraestructura necesitas
Para ver cómo deberíamos desarrollar una intranet que reaccione rápidamente en caso de que muchos usuarios intenten acceder al mismo tiempo, primero debemos examinar nuestros requisitos técnicos.
Qué debe ofrecer un buen hosting para intranet empresarial
En un sistema cerrado habrá patrones de tráfico totalmente diferentes a los de una tienda en línea o un blog. Para un sitio web público el tráfico tiende a distribuirse a lo largo de todo el día. Sin embargo, en una intranet el tráfico ocurre en picos agudos como a las 8:55 de la mañana cuando todos los trabajadores se conectan y a las 2:00 de la tarde cuando se desconectan. Tiene sentido alquilar un VPS que pueda manejar eso.
Ventajas de alojar tu intranet en servidores en España
El hecho de que la plataforma de su empresa vaya a ser alojada en servidores ubicados en España tiene un beneficio obvio en cuanto al rendimiento, ya que la latencia será extremadamente baja. Los datos se transferirán desde el servidor hasta las ubicaciones de las oficinas de sus empleados prácticamente de forma instantánea para garantizar una carga de archivos y datos sin problemas.
Hosting compartido vs VPS vs servidor dedicado para una intranet
De acuerdo al tamaño de tu negocio y a la cantidad de archivos de datos que vas a almacenar tendrás que elegir entre las tres arquitecturas de servidor que se presentan a continuación:
Cuándo es suficiente un hosting compartido para tu intranet
Es definitivamente un enfoque totalmente razonable y muy eficaz en cuanto al costo para un negocio emergente o una PYME. Te da una gran oportunidad de probar tu suerte con el servicio y con tus colegas sin invertir demasiado dinero en ello.
Por qué un VPS es la opción más recomendada para la mayoría de empresas
En cualquier negocio en crecimiento lo mejor es utilizar un servidor privado virtual o VPS.
Un VPS proporciona un ambiente completamente aislado en el servidor, el cual cuenta con memoria RAM, espacio de almacenamiento y núcleos de procesamiento asignados solamente para tu intranet. Ninguna otra parte comparte estos recursos contigo. Incluso si un sitio web de otra empresa ha sido pirateado o enfrenta un gran volumen de tráfico, tu intranet no se verá afectada debido a la tecnología de aislamiento KVM.
Como ejemplo de escalabilidad: para pequeñas y medianas empresas (PYMES) que tengan usuarios en el rango de 25-50 deberían tener mucho más que el requisito básico porque 2 GB de RAM serán suficientes para un sistema muy pequeño; la mejor práctica es siempre multiplicar el consumo habitual por al menos tres veces e incluir SSDs NVMe en la configuración, los únicos discos que funcionan para el servicio y no crean ninguna latencia de lectura/escritura durante los momentos de mayor actividad; para usuarios en el rango de 50+ y en adelante se recomienda agregar vCPU junto con un caché como Redis o Memcached para consultas repetitivas. Y si tu proyecto es mucho más pequeño puedes usar un hosting compartido antes de actualizar a un hosting elástico.
Cuándo necesitas un servidor dedicado para tu intranet corporativa
Adecuado para proyectos muy complicados y de alto tráfico: desde una universidad que tiene miles de estudiantes y que desea separar su campus o su LMS en su propio servidor, hasta aquellas instituciones que tienen un alto volumen de tráfico así como también grandes archivos multimedia que se intercambian todos los días. Un servidor administrado es donde tendrás toda la computadora física trabajando para tu institución, lo que te da el mayor poder de cómputo y libertad técnica.
Seguridad en una intranet empresarial: cómo proteger tus datos
Porque vas a almacenar tu propiedad intelectual, información confidencial, registros de los trabajadores y documentos de impuestos en este espacio en línea… en otras palabras, la seguridad no puede ser un detalle.
Autenticación y control de acceso: usuarios, roles y contraseñas
El eslabón más débil de cualquier cadena de seguridad informática suele ser el propio usuario. Fuerza desde el panel de control de tu intranet la obligación de utilizar contraseñas complejas. Si el software que utilizas lo permite, implementa sistemas de acceso único (Single Sign-On o SSO) o plugins que exijan una verificación en dos pasos (2FA) mediante aplicaciones móviles como Google Authenticator.
Cifrado SSL y conexiones seguras en tu intranet
Sería una negligencia absoluta de naturaleza técnica transmitir los datos de tu intranet a través de la red sin estar cifrados. La intranet necesita un certificado SSL (HTTPS) el cual debe estar correctamente configurado en el servidor: puede que no sea esencial aun cuando se habla de las credenciales de acceso y los datos personales, pero en realidad resulta absolutamente necesario porque con estos certificados gratuitos como Let’s Encrypt es ilógico no usarlo. Con esto la información enviada a través del portal corporativo será transferida cifrada desde el navegador del usuario al servidor y estará protegida de cualquier tipo de interceptación a través de redes WiFi públicas o externas. Sin embargo, el SSL sólo cifra la transmisión; no asegura al servidor y al programa contra ningún otro tipo de ataques.
Copias de seguridad y plan de recuperación ante desastres
¿Qué significa esto? Un error humano puede terminar borrando el módulo de contratos de la compañía o incluso las actualizaciones del plugin pueden terminar arruinando la base de datos de tu portal. Un administrador de sistemas responsable siempre se asegurará de tener una copia de seguridad. Siempre.
Realice copias de seguridad de sus archivos de forma automatizada todos los días al nivel del servidor. Idealmente las copias de seguridad deberían de guardarse no en el mismo lugar donde se encuentra su intranet sino que deberían de guardarse externamente y por separado porque en caso de que su sitio se infecte las copias de seguridad almacenadas en el mismo hosting también estarán infectadas. Y no utilice solamente un tipo de copia de seguridad sino utilice copia de seguridad local, copia de seguridad externa y copia de seguridad del proveedor.
Cumplimiento del RGPD al alojar datos en tu intranet
Mantener los archivos de los empleados, los contratos, la licencia médica o los números de cuentas de nómina dentro de un portal digital significa que usted definitivamente está cubierto por el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD (Reglamento General de Protección de Datos)) de la Unión Europea.
Para asegurarte de que no se tome ninguna acción legal en tu contra es imperativo que tu alojamiento provenga de un negocio abierto que siga las leyes españolas y europeas relacionadas con la protección de tu información con la infraestructura dentro de la Unión Europea y con los procesadores de datos conocidos. De esta manera tendrás una seguridad legal total ya que sabrás exactamente en qué servidores físicos se encuentra tu información.
Impulsa tu proyecto con una intranet de calidad
El uso de una intranet marca un “antes y después” en el proceso evolutivo de cualquier empresa. Consolidar todos tus recursos en un solo lugar y dar a tu equipo un espacio de trabajo sincronizado es sin duda la forma más efectiva de optimizar tus horas facturables y generar ganancias.
Deberías buscar un software de código abierto que se ajuste a tu filosofía y comenzar a trabajar. Para empezar: utiliza una arquitectura de alojamiento o VPS que esté diseñada para proporcionarte la velocidad y la privacidad que requiere tu intranet.
Preguntas Frecuentes
¿Cómo puedo entrar a una intranet desde mi casa?
Para esto necesitas que la empresa te proporcione acceso remoto el cual generalmente se da a través de una conexión VPN o publicando la intranet con la autenticación correcta. De lo contrario no podrás acceder a la plataforma aun con la URL que te hayan dado. Ponte en contacto con tu departamento de TI para lo mismo.
